Organizarea timpului la birou și acasă

Mama productivității ne îndeamnă să ne organizăm meticulos și atent diferitele activități din zi și cele legate de birou, pentru a evita stresul, aglomerația și chiar epuizarea psihică.

Task-urile de la locul de muncă se pot acumula de la o zi la alta, facturile și comisioanele necesită timp și organizare, mai ales că ele nu trebuie să intervină peste treburile casei, care se pot acumula până peste puterile tale la sfârșitul zilei.

Pentru a rămâne focusat și cât mai productiv, foarte mulți specialiști și nu numai, recomandă diferite trucuri și sisteme utile care facilitează organizarea orelor de lucru și a treburilor de acasă.

Ce înseamnă asta? Să te organizezi eficient la începutul zilei sau al săptămânii, astfel încât dacă mai apar situații neprevăzute sau lucruri de făcut pe parcurs să nu simți că pică cerul pe tine.

155ca3f9fe8a8c1a68d0ca604032e648

Câteva dintre cele mai utilizate metode de organizare, pe care cel mai probabil le cunoști deja dar nu te-ai gândit că funcționează cu adevărat, le vom menționa aici și le recomandăm.

Liste

Fie că mergi la cumpărături, trebuie sa îți faci bagajul pentru o călătorie sau trebuie să îți notezi task-urile dintr-o zi, o listă poate să facă tot procesul mai ușor de vizualizat și de bifat. Le poți face pe telefon (sunt foarte multe aplicații care permit acest lucru), într-o agendă, pe un post-it sau într-un document Word/Excell oarecare. Oricum alegi să faci asta, îți va fi mult mai ușor să adaugi sau să ștergi lucruri, plus entuziasmul de la sfârșitul zilei când vezi că ai bifat toate lucrurile pe care ți le-ai propus să le faci.

Recomandare: Dacă îți faci lista din timp nu o să uiți ce ai de adăugat și îți mai vin idei pe parcurs.

Prioritizări

Munca de birou poate să fie o rutină, de cele mai multe ori. Pentru a-ți organiza activitățile în intervalul orar în care stai la birou, cel mai bine e să te decizi ce este cel mai urgent de făcut, dacă trebuie să îți sincronizezi activitatea respectivă cu alți oameni și dacă se poate amâna sau nu. De exemplu, partea de răspuns la emailuri se poate face în prima jumătate de oră iar partea de cercetare și analiză la sfârșitul zilei sau în zilele mai lejere.

Recomandare: La fel și acasă, curățenia se poate face dimineața.

Calendar

Unele persoane au job-uri care necesită programare de întâlniri și ședințe foarte frecvent. Pentru ei se recomandă Google Calendar sau o agendă datată, care să le reamintească de întâlniri și să poată să își programeze timpul mai eficient în funcție de celelalte variabile. Aici intervine și pauza de masă, traficul sau disponibilitatea oamenilor.

Recomandare: Poți îmbina în agendă/calendar activitățile personale cu cele profesionale pentru a te organiza mai bine întreaga zi.

graphic-desin-flat-lay-e1438295148713

Color code

Marcarea activităților cu culori este o tactică întâlnită în mai multe domenii. Astfel, se folosesc culorile pentru a marca informațiile și activitățile cele mai importante cu roșu, spre exemplu, iar cele care nu sunt atât de urgente cu albastru. Acest sistem se folosește tot de prioritizări, dar este mai vizual iar în cazul medicilor mai rapid (ex: cod roșu = stop cardiac).

Recomandare: Poți folosi orice paletă de culori dorești, mai ales că există markere  pastelate, metalice sau fluorescente. Personalizează!

Post-it-uri

O altă ustensilă colorată și foarte la îndemână sunt post-it-urile. Ele sunt niște bilețele de diferite culori și forme, pe care poți nota lucruri importante sau să lași mesaje colegilor tăi pe birou sau pe frigider. Tot ele pot fi folosite ca remindere/mementouri sau pentru a nota numere de telefon. Exemplele sunt multiple.

Recomandare: Le poți folosi ca și semn de carte sau pentru a-ți marca numele pe obiectele personale de la birou. (cum e prânzul)

Telefonul

Pentru cei dependenți de tehnologie și mereu cu telefonul în mână, există zeci de aplicații care pot însuma toate cele enumerate de noi mai sus. Smartphone-urile au devenit extensii ale vieții noastre de zi cu zi și există aplicații pentru orice lucru tradițional. Unele sisteme vin cu aplicații de genul direct instalate, altele le găsești în magazinele virtuale de aplicații.

Oricum ai privi acest aspect, există astfel de metode pentru oricine și pentru orice activitate. Cei mai pretențioși pot chiar să își facă propriile lor sisteme de management al timpului sau să le adapteze pe cele existente. Iar cel mai important lucru este să fii disciplinat în tot ceea ce faci.

Alte sugestii utile de menționat: alarme la telefon, programează postări pe site-uri sau pe social media din timp, multitasking, plătește online cu cardul, deleagă treburile și folosește-te de tehnologie (căști, laptop, bluetooth și wifi).

By Cristiana Techereș

Surse foto: ofkin.com, s-media-cache.com, sublitech.com