Timpul reprezintă cea mai prețioasă resursă a existenței, din acest motiv o relație benefică cu acest valoros timp presupune tratarea cu responsabilitate a sarcinilor ce se impun a fi îndeplinite, printr-un management eficient.
Gestionarea superficială sau lipsa unui management, transformă timpul sau, mai bine zis, lipsa acestuia în principalul factor de stres și cauza diferitelor afecțiuni, care duc la îmbătrânirea organismului mult înainte de vreme. Din acest motiv, managementul timpului evidențiază o problemă vitală atât pe plan profesional, cât și personal, influențând constant calitatea vieții.
Un manager bun își cunoaște foarte bine prioritățile, de aceea o primă mențiune în gestionarea eficientă a timpului este faptul că nu timpul trebuie să fie gestionat, ci activitățile și sarcinile care ne țin ocupați și modalitatea în care identificăm importanța fiecăreia, pentru a avea posibilitatea de a le prioritiza și ierarhiza ulterior.
Stăpânirea timpului în mod eficient este esențială în dobândirea competențelor și a performanței într-o funcție de conducere, în calitate de lider sau antreprenor și presupune prezența diferitelor acțiuni: stabilirea unor obiective motivante, dar și măsurabile; respectarea cu consecvență a rutinei de zi cu zi; respectarea termenelor-limită, prioritizarea sarcinilor în funcție de importanță, stabilirea momentelor de eficacitate maximă, gruparea activităților în funcție de similitudini și luarea în calcul a situațiile neprevăzute, prin alocarea unei perioade mai mari de timp.
Pentru managementul eficient al timpului, în cazul unui antreprenor de succes se impune folosirea unui set de instrumente utile – analize, matrici sau tehnici- în gestionarea afacerii. Printre acestea se numară: analiza comparată, analiza grilă și analiza Pareto, matricea acțiunilor prioritare, matricea urgentă, matricea Boston și Ansoff, precum și tehnica nominală de grup.
Analiza comparată se utilizează în situațiile în care criteriile de decizie sunt subiective sau neconsecvente și presupune o comparație obiectivă între sarcini, pentru a stabili care este cu adevarat importantă. Analiza grilă este folosită în situațiile în care este necesar să fie luați în considerare mai mulți factori. Analiza Pareto are ca ipoteză faptul că 80% dintre probleme au drept cauze 20% din cauzele tuturor problemelor; realizarea unei liste de probleme și cauze ale acestora, urmate de o notare a problemelor și o grupare a acestora în funcție de cauze, duc la evidențierea priorității de rezolvare a celei mai importante, datorită scorului cel mai înalt.
Matricea acțiunilor prioritare reprezintă o diagramă, prin care se compară beneficiile realizării unei sarcini cu energia depusă pentru îndeplinirea acesteia, ajutând la identificarea activităților cu adevarat importante, benefice. Matricea urgentă facilitează trasarea unei linii de demarcație între sarcinile urgente și cele importante, deoarece activitățile urgente pot fi neimportante sau cele importante pot avea un termen mai mare de realizare.
Matricea Boston este utilizată în afaceri pentru a stabili prioritățile în funcție de atractivitatea pe piață și posibilul profit obținut. Matricea Ansoff este asemănătoare cu matricea precedentă, îți permite să evaluezi prioritatea sarcinilor în funcție de riscul presupus de acestea. Tehnica nominală de grup se folosește pentru proiecte în echipă și tine cont de opinia fiecărui membru, fiecare problemă fiind necesar să primească o notă de la fiecare membru.
Pe lângă toate aceste seturi de instrumente și propuneri de ierarhizări, o capacitate extrem de importantă în gestionarea timpului, total dependentă de prioritizarea sarcinilor, este autodisciplina sau managementul propriei persoane, care se caracterizează prin capacitatea de organizare pe baza unor principii si practici, utilizate în sporirea productivității muncii și realizarea cu succes a task-urilor.
Autodisciplina presupune stabilirea și respectarea de reguli stricte și obligatorii pentru propriul comportamentul, în strânsă legatură cu altă capacitate importantă pentru un bun manager al timpului – autocontrolul.
By Diana Arieșan – Editor contribuitor The Woman
Diana este profesor pentru învățământul preșcolar cu o experiență de peste 11 ani și autorul cărții „Abis în dealul sihastru”, lansată în anul 2013 (Editura Grinta, Cluj-Napoca). În anul 2015 a devenit membru al Cenaclului UBB, proiect realizat în parteneriat cu Uniunea Scriitorilor din România, Filiala Cluj. Absolventă a Facultății de Psihologie și Științe ale Educației și a Școlii Populare de Arte „Tudor Jarda”, din Cluj-Napoca, secția retorică, Diana are preocupări pentru artă, sub toate formele sale. În perioada 2012-2014 a fost membru al trupei de teatru „Pavlov 25”, iar în prezent își consolidează abilitățile de retor în cadrul diferitelor evenimente culturale.
Sursa foto: psychologies.ro, uhdwallpapers.org, a1.ro