ABC-ul project managementului pe care-l putem aplica în fiecare zi

Pentru mulți, project managementul poate să pară o activitate profesională care îi privește strict pe cei care îl practică. În realitate însă, există numeroase tehnici desprinse din această meserie care, aplicate în viața de zi cu zi, ajung să ne ușureze considerabil activitățile și viața. Pentru azi, vă propun să facem o incursiune în lumea project managementului și să vedem ce putem integra în rutina zilnică pentru a fi mai eficienți și mai fericiți.

Activitățile recurente salvează obiectivele

După o planificare alături de echipă a proiectului ce urmează să fie implementat, project managerul se asigură că înțelege modul în care progresează proiectul. Iar pentru asta folosește o serie de activități repetitive. Iată câteva exemple: ședințe de două ori pe săptămână, sesiuni lunare de verificare a calității, sesiuni săptămânale pentru identificarea și managementul riscurilor și așa mai departe. 

Și noi ne facem nenumărate planuri: poate vrem să economisim să plecăm iarna viitoare într-o vacanță exotică. Poate vrem să învățăm o limbă străină în anul ce vine. Sau poate ne dorim să renunțăm la carbohidrați în următoarele șase luni. Sună perfect până aici, obiectivul este stabilit și fiecare dintre activitățile menționate poate fi un mic proiect personal.

Capcana în care riscăm să cădem e că nu stabilim activități recurente pentru aceste obiective ce pot părea îndepărtate (șase luni, un an). Însă cu o mentalitate de project manager, știi cât de importantă e verificarea pe parcurs. Așa că data viitoare când îți stabilești un obiectiv, fă unul din următoarele lucruri:

- Asigură-te că ai depus în fiecare lună în contul de economii o sumă minimă pentru vacanță.

- Planifică-ți în calendar cel puțin o dată pe săptămână să exersezi limba străină și exersează-o.

- Urmărește zilnic câți carbohidrați ai consumat și propune-ți să reduci cantitatea în fiecare zi.

Bugetul se decide înaintea oricărei activități

Înainte de începerea proiectului, project managerul face o prognoză a bugetului care va fi cheltuit pe proiect. Apoi, pe întregul parcurs al proiectului, project managerul verifică bugetul și se asigură că graficul e respectat.

Aceeași metodă o putem aplica și noi în viața de zi cu zi. Mergem în vacanță? Putem planifica un buget pentru aceasta și o dată la 2-3 zile putem verifica dacă ne încadrăm. Redecorăm apartamentul? Din nou, putem să planificăm un buget și să aplicăm aceeași formulă. Ne asigurăm astfel că finalizăm proiectul, încadrându-ne în termenii pe care i-am stabilit la început.

În cazul în care apar perturbări – se cheltuie mai mult, de exemplu – cel mai util e să semnalăm acest aspect (dacă mai e cineva implicat în activitate) și să decidem ce facem în continuare.

Comunicarea e un drum cu două sensuri

O altă responsabilitate a unui project manager este comunicarea. Un project manager se folosește de multiple mijloace de comunicare (scrisă, verbală) pentru a se asigura că mesajul e transmis și înțeles corect. Și face asta mereu; și când lucrurile merg conform planului, dar și când iau întorsături neașteptate.

De aici rezultă două mari lecții pe care le putem integra în viața noastră de zi cu zi și în relațiile personale și profesionale pe care le avem:

- Să ne asigurăm că mesajul a fost înțeles. De multe ori când spunem ceva presupunem că interlocutorul a fost și înțeles mesajul, dar se întâmplă să nu fie așa mereu. O discuție cu our most significant other, cu copiii sau chiar cu părinții poate să ia amploare doar pentru că mesajul nu a ajuns la interlocutor. Așa că e important să depunem efort în a ne asigura că ceea ce vrem să comunicăm ajunge la cei din jur. Putem face asta reformulând, punând întrebări, etc.

- Să comunicăm chiar și în momentele când lucrurile nu merg așa cum ne așteptăm. Chiar dacă uneori nu e confortabil, soluțiile pot fi găsite mai ușor vorbind despre situația în care suntem și despre modul în care ne simțim cu cei din jur.

Sper că v-au ajutat aceste trucuri din project management care pot fi aplicate în viața de zi cu zi, iar dacă aveți și altele pe care le folosiți, aștept comentariile voastre.

Madalina Marincas

Mădălina Marincaș, contribuitor The Woman. Ca project manager îi place să ducă la bun sfărșit proiecte ce par imposibile și să rezolve cu zâmbetul pe buze provocările ce apar. Ca trainer crează și livrează cu entuziasm sesiuni pentru cei dornici să învețe despre ei și despre cei din jur. Iar ca și om, îi plac călătoriile, lectura, psihologia și muzica.