Când e timpul să restructurezi o afacere?

Dacă aștepți să primești un e-mail cu titlul „E timpul să-ți restructurezi afacerea”, s-ar putea să dureze o vreme sau să fie prea târziu. Chiar dacă mesajul nu vine atât de clar, sunt semne care ne indică faptul că este nevoie de o reorganizare a business-ului.

Motivul nr. 1: Pur si simplu nu mai merge

La un moment dat am făcut diagnoza unei companii tinere, de 4 ani. Managerii, o echipă de trei englezi și doi români, îmi spuneau că totul a mers foarte bine la început, de aceea și-au și extins biroul din Cluj.

5

 

Doar că acum lucrurile nu mai merg ca înainte: au practic un singur client, mare, dar, care dacă decide să lucreze cu un alt furnizor, ei trebuie să închidă firma imediat – nu-și mai pot plăti angajații. În plus, oamenii nu mai sunt atât de motivați ca la început, și-au pierdut entuziasmul – în mod evident o problemă complexă de dezvoltare organizațională care trebuie analizată. Când lucrurile nu merg trebuie să ne luăm timp să înțelegem de ce. Apoi putem începe să facem schimbări.

În cazul lor, acesta a fost un moment de restructurare. Managerii existenți au trebuit să își asume roluri noi, unii au plecat și oameni noi au fost aduși în companie. Evident, în alte situații soluțiile sunt diferite, dar aproape sigur va fi nevoie de o restructurare.

 

Motivul nr. 2: Fondatorul dorește să se retragă

workplace-1245776_1240

Sunt frecvente situațiile în care, după câțiva ani într-un business, fondatorul dorește să se retragă sau este forțat să o facă. Pot exista mai mulți fondatori care decid să plece la momente diferite. Sunt foarte variate motivele pentru care fondatorul face un pas în afara companiei: ia o pauză pentru viața personală, dorește să exploreze noi business-uri, s-a certat cu asociații, are alte priorități, etc.

Cert este că acesta devine un moment de restructurare, iar capcana cea mai mare în care pot cădea angajații, managerii si partenerii este să încerce să se comporte ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat: „trecutul e trecut, o luăm de la zero, ne concentrăm pe viitor.” Auzi asta des și la echipele de fotbal. Dacă acest moment de restructurare nu este adresat corect, sau pregătit, apar simptome la nivel organizațional care pot duce la slăbirea sau dizolvarea companiei: angajați cheie pleacă și ei (urmând mai mult sau mai puțin conștient fondatorul), noii veniți nu-și găsesc locul și nu pot performa (manageri schimbați pe bandă rulantă), productivitatea și motivația scad, etc.

 

Motivul 3: Nu mai există comunicare (sau este în exces)

Business-Restructuring

Privind organizația ca pe un ecosistem, comunicarea, fluxul de idei,  este ca apa care hrănește toate formele de viață, toate părțile organizației. Prea multă comunicare sau prea puțină duce la dezechilibre și suferință în sistem. Comunicarea, atât de importantă pentru succesul organizației, trebuie să fie eficace si eficientă.

De exemplu, dacă managerii nu au timp să comunice în mod regulat cu angajații, merită văzut de ce. Sunt prea ocupați? Sunt prea multe proiecte în derulare? Există o rețea de suport adecvată? Procesele sunt eficientizate?

Pe de altă parte, dacă există prea multă comunicare și oamenii petrec prea mult timp povestind despre munca lor, mai mult decât muncind efectiv, o reorganizare ar putea aduce mai multă coerență și productivitate.

Motivul 4: Portofoliul de clienți se schimbă

Aici includem atât clienții externi cât și cei interni. Dacă lucrezi în departamentul financiar sau de resurse umane ai o funcție de suport, iar clienții tăi sunt funcții sau echipe interne.

Dacă observi că modul în care clienții interacționează cu tine s-a schimbat – fie din cauza nevoilor lor, fie a ofertei voastre – o restructurare a afacerii poate fi binevenită. De exemplu, clienții noștri sunt nevoiți să își reducă cheltuielile. Atunci putem căuta soluții de a reduce costul unor produse și servicii.

 

Dacă clienții încep să ceară și mentenanță la produsele pe care le-am vândut, am putea crea un nou departament de service specializat. Clienții ne transmit adesea cum să ne aliniem afacerea astfel încât să îi servim cât mai bine, iar asta ar trebui să fie un aspect cheie al strategiei organizaționale.

Motivul 5: Compania a crescut (sau s-a micșorat)

Termenul de restructurare este adesea folosit pentru a descrie o reducere de personal, concedieri. Restructurarea unei organizații care s-a micșorat apare ca ceva firesc. Pe de altă parte, reorganizarea ca răspuns la creștere este de asemenea foarte importantă. Cum faci o versiune mai mare a ceva ce a funcționat foarte bine până acum?

Employment-law-china

Aceasta este situația multor companii de IT din Cluj și din țară. Este și cel mai frecvent motiv pentru care sunt chemată în calitate de consultant de dezvoltare organizațională. „Firma a crescut. Acum doi ani eram un start-up de 7 oameni acum suntem deja 60. Ce ne facem?” „Eram o companie de 30 de oameni, am avut succes, am fost cumpărați de o firmă mai mare din State, acum suntem 130 și în doi ani vrem să ajungem la 300.

Când vine vorba de reorganizare ca răspuns la (sau pregătire pentru) creștere, trebuie să luăm în considerare aspecte cum ar fi: controlul si monitorizarea părții financiare, alinierea obiectivelor în toată organizația (o artă în sine), stabilirea configurației autorității decizionale.

De exemplu, dacă am avut în start-up-ul nostru nevoie de 1 persoană care s-a ocupat de social media, când creștem la o companie de 100 s-ar putea să avem nevoie de roluri sau departamente noi: Comunicare (internă și externă), Marketing, etc.

Motivul 6: Aria de control a managerului

La coaching vin adesea manageri a căror arie de control a devenit prea mare, în urma creșterii din ultimii ani a organizației. Prea mare pentru a o mai gestiona în mod eficient și a-și păstra sănătatea și familia. Depinde foarte mult de domeniu, dar o echipă de engineering de 45 de oameni, cu 6 team leads și 12 direct reports, plus multicultural peers și diferențe de fus orar este în mod clar o problemă de reorganizare sistemică și nu de capacitate individuală.

Mulți profesioniști se simt stimulați, și copleșiți în același timp, de dimensiunea sarcinilor pe care le au de gestionat. Ajung să își chestioneze propriile abilități (și uneori ajung la burnout) pentru că uită să privească problema sistemic și să caute soluția în sistemul mai mare și nu la nivel individual.

 

Fiecare dintre aceste motive de restructurare este un subiect în sine, care poate fi dezvoltat. Mai sunt desigur și alte motive, care necesită o analiză mai extinsă: scăderea profitului, turnover-ul ridicat, moralul scăzut al angajaților, învechirea sistemelor, supraîncărcarea angajaților, procese depășite, erori majore și frecvente, evoluția domeniului.

Concluzia? Pentru a ști când e momentul pentru o reorganizare observă mereu tendințele și comportamentele care influențează afacerea ta (interne și externe). Chiar dacă poate fi dificilă, schimbarea este necesară pentru a asigura continuitatea, competitivitatea și profitabilitatea companiei.

Surse foto: Mileage.com, santandercb.co.uk, vatageasia.com, taskforcehr.com, Florin Șomodi

 

By Ligia Cremene, consultant de resurse umane și dezvoltare organizațională

L.Cremene_2

Ligia Cremene este Consultant dezvoltare organizațională și Conferențiar la Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca. De 15 ani lucrează în cercetare interdisciplinară (Telecomunicații și Psihologie Socială) utilizând tehnici de Design Thinking și Gândire Sistemică. În timp acestea au devenit un mod de gândire și acțiune pentru generarea de soluții la probleme din domenii foarte diverse.

 

Cu o specializare internațională în coaching sistemic, însoțește oamenii în proiectele lor de dezvoltare personală și profesională, prin sesiuni de coaching individual și de echipă. Lucrează cu companii și start-up-uri pe teme de creativitate și inovare, performanță și sănătate, leadership și dezvoltarea echipelor.