Am admirat întotdeauna oamenii care reușesc să își „dozeze” timpul, astfel încât să nu ia problemele de la serviciu acasă și să termine munca la o oră rezonabilă. Când mă gândesc la un model de urmat din această perspectivă, îmi amintesc de Alina, o fostă colegă cu care am colaborat pentru un proiect pe care urma să îl lansăm.
Proiectul era complex, toți colegii erau stresați și obosiți, la care se adăuga și raportarea pe care trebuia să o facem către patru șefi: unul de vânzări, unul de operațiuni, unul pe zona de HR, iar eu eram local responsabilă de rezultate. În plus, aveam și echipe de consultanți, care ne ajutau în proiect – ei erau mulți și noi puțini. În final, cererile veneau la noi, trebuia să facem față unui ritm alert, iar data lansării se apropia.
Ce m-a frapat, încă de la început, a fost că, în tot acest mediu plin de stres și de agitație, Alina făcea o treabă impecabilă și pleca în fiecare zi la 6 fix! După câteva săptămâni de lucru împreună, i-am mărturisit admirația mea pentru modul în care reușește să își gestioneze timpul și am rugat-o să ne spună în următoarea ședință (unde erau și ceilalți manageri) cum face.
Alina avea liste de sarcini la fel de lungi ca noi, dar reușea să rezolve cumva mai rapid unele lucruri decât noi, pentru că la birou era foarte concentrată, nu făcea chit-chat decât ocazional, mânca fix 30 de minute și ieșea, cu regularitate, câte 5 minute afară la fiecare oră, deși nu fuma. Rugată să ne împărtășească „rețeta”, ne-a mărturisit că pentru ea timpul liber este foarte important, iar dacă nu îl are își pierde eficiența și la birou, dar și acasă.
Munca la birou – cursă contratimp
Mi-am amintit de Alina, atunci când am dat peste un studiu făcut în America, referitor la felul în care își folosesc timpul managerii seniori, ale cărui rezultate arată că aceștia petrec mai mult timp într-un an cu activități de tipul căutatului de documente, de mailuri, de informații pierdute la birou, decât cele 2 săptămâni de vacanță pe care le au. Tot acest studiu mai arată că, în medie, un senior manager este întrerupt de 8 ori în decursul unei ore, iar întreruperile au o durată medie de 5 minute.
Dacă înainte să citesc acest studiu mă gândeam la cât de rapid au fost nevoiți managerii să se adapteze la dinamica de business, citindu-l m-am mirat că totuși se rezolvă atât de multe lucruri, în acest ritm și cu întreruperile de rigoare. Mă întreb însă cum să facem să ne gestionăm timpul mai bine (și nu să ne controleze timpul pe noi) sau să reducem nivelul de adrenalină de la birou, generat de aparenta lipsă a timpului.
Personal, când am timp, pot spune că abia atunci eu sunt eu. Vorbesc mai rar, mă gândesc mai mult înainte să acționez, învăț mult mai multe de la oamenii cu care interacționez, găsesc soluții mai ușor, mă simt mulțumită de ceea ce obțin, acord încredere mai ușor, îmi gestionez energia mai eficient și am grijă de mine.
Nu putem gestiona nici stresul și nici timpul, însă cred că putem să ne gestionăm pe noi.
Manage time, manage yourself!
Dacă ar fi să fac o listă cu sfaturi legate de lucrurile importante, care m-au ajutat și mă ajută pe mine să mă gestionez, acestea sunt:
1. Investește în ceea ce este important!
Aud foarte des că suntem prinși în multe și mărunte și nu avem timp de lucrurile importante, care aduc schimbări în bine. Este util să ținem un fișier Excel sau o agendă cu „to do list” și să notam zilnic cu ce ne-am petrecut timpul de fapt.
2. Învață să spui „Nu”!
Știu ca pare simplu, scrie și în cărți, însă foarte mulți dintre noi avem o provocare reală în a spune „Nu”. Se spune că diferența dintre un om eficient și unul ineficient este dată de faptul că cel eficient are priorități clare, iar la restul sarcinilor spune nu.
3. Deleagă fără frică!
Oricum nu facem lucrurile perfect nici acum, nu? Tot ce are impact mic, nu este esențial și poate duce la dezvoltarea unor oameni se poate delega.
4. Elimină factorii disturbatori!
Am constatat că din ce în ce mai multe companii oferă posibilitatea angajaților de a lucra de acasă, în diverse variante. Managerii nu prea folosesc acest beneficiu pentru că se gândesc că nu e pentru ei. Chiar trebuie să fii în fiecare zi la birou? Dacă o zi pe lună sau o săptămână pe lună, când lucrezi de acasa la proiectele pe termen lung se întâmplă ceva grav? Sigur nu, altfel nu ai mai fi plecat niciodată în vacanță.
5. Ocupă-te de lucruri pe rând!
Studiile arată că multi-taskingul este unul din cei mai mari dușmani ai creierului nostru, așa că prioritizarea este esențială, pentru a elimina din frustrări.
6. Caută-ți modele!
Cine sunt cei pe care îi admiri pentru felul în care își gestionează timpul? Ei cum fac? Ce observi? Șeful tău cum este ? Cu ce pot să te ajute colegii, mentorii, șeful tau în acest demers, în caz ca ești decisă să faci lucrurile altfel?
Alina – cea de la care am învățat să mă gestionez – este vicepreședinte la o multinațională și are o carieră frumoasă. Ea a reușit să se dezvolte, distrugând mitul, conform căruia dacă stai peste program, fie că stai de ochii șefilor, ai colegilor sau din cauza unei organizări deficitare, ajungi pe o poziție de top management. De la ea am învățat să apreciez cea mai importantă resursă. Tu ce modele ai?
By Ioana Marcu, business și executive coach Ascendis
Ioana are mai mult de 20 de ani experiență de leadership local și internațional. În business, a lucrat în arii diverse, atât în zona comercială de customer relations, marketing și sales, în resurse umane, cât și în business outsourcing în Europa. Ioana a făcut parte din echipe executive, a fost în board of directors și a condus echipe de până la 400 de oameni, atât local, cât și internațional.
Surse foto: psychologies.ro, hojeemdia.com.br, finance.yahoo.com, anamariapopescu.ro
________________
Din print în online: Articolul face parte din revista print The Woman cu nr. 4: 110 pagini de POVEȘTI REALE, oneste și scrise de oameni de lângă noi, în care te vei regăsi & de care te vei lăsa inspirată.
