Ca organizatori de evenimente, avem în fiecare zi de luat o decizie importantă privind furnizorii de servicii cu care lucrăm. Însă, chiar dacă nu faci asta la nivel profesionist, organizarea unei zile de naștere, a nunții sau a unui botez te pune față în față cu aceleași provocări.
Am ales să vorbim în acest articol despre alegerea firmei de catering și despre aspectele de care ar trebui să ținem cont atunci când selectăm furnizorul de mâncare pentru un eveniment.
Ozana Grindean, Manager 25th) Downtown Flavours, ne împărtășește câteva insight-uri din experiența sa și a echipei în organizarea de evenimente și furnizarea serviciilor de catering:
Meniu standard sau meniu personalizat?
O primă întrebare pe care trebuie să o punem atunci când alegem serviciul de catering este aceea dacă avem opțiunea unui meniu personalizat sau trebuie să ne conformăm unor variante standard.
Echipa 25th) Downtown Flavours pune la dispoziție clienților ambele variante: „Țelul nostru ca echipă 25th) este acela de a satisface nevoile oaspeților care ne trec pragul, păstrând totodată standardele ce ne definesc ca brand.
Venim în întâmpinarea celor care doresc o colaborare cu noi atât cu meniuri standard, gândite de noi și bazate pe evenimentele anterioare pentru a putea crea o primă impresie despre ce oferim și ce reprezentăm, cât și cu oferte personalizate create și pliate pe nevoile clientului.”
Tipul de meniu
Nu doar posibilitatea de a personaliza meniul este importantă, ci și posibilitatea de a accesa tipul de meniu potrivit evenimentului pe care îl organizezi. Cu siguranță, opoțiunile pentru organizarea unui botez diferă total de cele pentru organizarea unei conferințe.
25th) Downtown Flavours „prezintă oferte și meniuri pentru diverse ocazii, de la un simplu coffe-break până la cine gastronomice sau meniuri care cuprind aperitiv, supă, fel principal, desert.
Clienții pot opta pentru orice tip de meniu, iar împreună o să gândim forma cea mai eficientă și satisfacatoare pentru nevoilor lor.”
În cei 25 de ani de experiență în organizarea de evenimente și catering, oamenii din echipă s-au confruntat cu o gama largă de solicitări:
„Organizăm coffee-breaks, business lunch, cocktail-party, cine gastronomice, petreceri cu tematică, micro-revelioane, botezuri și lista poate continua. Toate acestea se pot desfășura atât în locația noastră din Piața Unirii nr. 4-5, cât și în locații alese de clienții noștri.
În ceea ce privește organizarea de nunți și evenimente mai mari, ce depășesc capacitatea locației noastre, le pregătim o surpriză începând cu anul viitor, când vom veni cu ceva nou și diferit pe piața din Cluj asupra a ceea ce înseamnă <<events>> ! Însă, momentan, nu pot dezvălui mai multe.”
Politica privind mâncarea rămasă
Nu de puține ori auzim persoane nemulțumite de acest aspect în urma unui eveniment. Este bine să negociezi cu firma de catering varianta care se potrivește tipului de eveniment și dorințelor tale.
„În cadrul evenimentelor organizate de noi până în prezent, am stabilit împreună cu cei cu care am colaborat variante cât mai eficiente și am făcut calcule pentru a evita situațiile de acest gen. Bineînțeles nu se pot face calcule exacte, însă apropiate de realitate da, nu am încercat niciodată să plusăm când nu a fost cazul, în situațiile în care a rămas mâncare (puțină), aceasta a fost ambalată și pusă la pachet clientului” spun cei de 25th).
Degustarea preparatelor
Un alt pas important este degustarea preparatelor, în special când vorbim despre meniurile complexe. Specialiștii 25th) Downtown Flavours ne dau câteva indicii despre cum ar trebui să se desfășoare acest proces:
„În momentul în care suntem contactați în privința organizării unui eveniment, se stabilește o întâlnire în care clienților le sunt prezentate ofertele noastre; aceștia pot degusta din preparatele pe care le avem în ofertele standard, dar și din cele pe care ei doresc sa le personalizeze.
Bucătarul chef explică proveniența lor, tehnicile de gătire și tot ce ține de organizarea unei <<farfurii>>. În acest fel, clientul este informat despre ce urmează să servească; considerăm ca acesta este un criteriu foarte important în luarea unei decizii în ceea ce privește alegerea meniului.”
Când este momentul potrivit pentru contactarea firmei de catering?
„Aici discuția este variabilă, depinzând de: tipul de eveniment, numărul de persoane, tematică etc.
În cadrul unui eveniment de tip coffee-break sau mic-dejun, clienții ne pot contacta cu câteva zile înainte, însă în cadrul unor evenimente mai mari este de preferat să fim contactați din timp pentru a pune la punct fiecare detaliu, pentru buna desfășurare a evenimentului și pentru a evita riscul ca data cerută să fie intercalată cu data unui alt eveniment deja stabilit.”
Experiența 25th) Downtown Flavours
„În locația noastră s-au desfășurat diverse evenimente cum ar fi seri de cocktail, zile de naștere, botezuri, petreceri private ale anumitor companii, microrevelioane și multe altele.
Anul trecut am organizat inclusiv petrecerea de revelion, și asta spre surpinderea noastră, la sugestia clienților noștri fideli. Am fost încântați de dorința lor, iar rezultatul a fost o petrecere pe cinste în care atât ei, cât și noi ne-am simțit nemaipomenit.
E măgulitor și, totodată, ne încântă când întâlnim atât de des situații în care clienții ne sugerează să organizăm petreceri sau sunt nerăbdători să afle când mai organizăm o alta. Nu putem spune că suntem contactați mai mult pentru un anumit tip de evenimente, suntem contactați pentru diverse și, cum am mai spus, nouă ne plac provocările și diversitatea.
În încheiere, nu pot să spun decât că sunt mandră de ceea ce am reușit să fac împreuna cu echipa mea și sunt fericită să văd oameni mulțumiți și încântați de ceea ce am reușit să aducem în viața lor prin evenimentele organizate de noi. Până la urmă facem parte din momentele importante pentru ei și le mulțumim că aleg să le petreacă alături de noi.” declară Ozana Grindean, Manager 25th) Downtown Flavours.
by Izabela Rădoi, junior editor The Woman Magazine
Izabela studiază Publicitatea în cadrul Universității ,,Babeș-Bolyai”. A explorat domeniul creativ din mai multe perspective: copywriting, social media, organizare de evenimente și jurnalism. Motto-ul ei? ,,Creativity is intelligence having fun.”
Sursă foto: 25th) Downtown Flavours