Nicoleta Poptile este un profesionist cu peste 15 ani de experiență în management medical, cu un parcurs construit integral în interiorul sistemului, prin asumarea progresivă a unor responsabilități tot mai complexe. Parcursul ei nu a fost unul accelerat sau construit pe salturi de carieră, ci o evoluție firească, în care a înțeles în profunzime fiecare etapă operațională înainte de a ajunge să coordoneze echipe și procese la scară largă.
A intrat în management într-un moment de tranziție organizațională, când i-a fost propus să preia coordonarea clinicii în care activa. De atunci, și-a asumat rolul de lider într-un mod constant și implicat, construindu-și stilul de management din experiență directă, nu din teorie. De-a lungul timpului a condus echipe extinse, a contribuit la dezvoltarea unor structuri complexe și a fost implicată în extinderea organizației de la câteva persoane la peste 200 de colegi, precum și în deschiderea de noi locații și dezvoltarea infrastructurii medicale.
Pentru ea, managementul medical de calitate înseamnă prezență reală și înțelegerea profundă a ceea ce se întâmplă în fiecare zi în teren, nu doar coordonare de la distanță, ci capacitatea de a identifica rapid problemele, de a interveni și de a menține echilibrul unui sistem aflat permanent în mișcare. Crede într-un model de leadership bazat pe asumare, claritate și implicare directă, în care deciziile sunt luate rapid, dar fundamentat pe realitatea operațională.
În prezent, își construiește direcția profesională în cadrul Perfect Consulting, în jurul ideii de consultanță și dezvoltare strategică în domeniul medical, cu accent pe structuri sănătoase, procese clare și echipe stabile. Se implică în proiecte în care experiența ei practică poate genera impact real și în care managementul este conectat direct la realitatea din teren, nu la percepții sau indicatori distanți de activitatea zilnică.
Nicoleta ne vorbește astăzi despre parcursul ei profesional, despre ce înseamnă managementul medical de zi cu zi, despre provocările reale din sistemul medical privat, importanța echipelor și a culturii organizaționale, precum și despre modul în care experiența acumulată o ghidează astăzi spre o direcție de lucru mai strategică și orientată spre dezvoltarea de structuri medicale funcționale și conectate la realitate.
Nicoleta, cum te-ai descrie pentru cineva care nu te cunoaște? Cine ești și cum ai ajuns în punctul în care te afli azi?
Sunt un om care a construit de multe ori din mers. Nu am plecat la drum cu ideea că voi ajunge să coordonez structuri atât de complexe. Am avut însă, încă de la început, dorința de a face lucrurile să funcționeze eficient și capacitatea de a rămâne implicată chiar și atunci când lucrurile au devenit dificile.
Parcursul meu profesional s-a construit treptat, prin muncă, responsabilitate și încrederea oamenilor cu care am lucrat. Nu am început dintr-o poziție de management, ci din interiorul sistemului, înțelegând fiecare etapă și fiecare mecanism înainte de a ajunge să coordonez echipe și procese.
Privind în urmă, îmi dau seama că nimic nu a fost forțat, nu am sărit etape. Fiecare pas a venit natural, odată cu experiența și cu maturitatea profesională acumulată în timp.
Astăzi sunt într-un punct în care aleg conștient să construiesc diferit, mai aproape de valorile mele, mai aproape de realitatea din teren și mai aproape de modul în care ar trebui să funcționeze managementul medical.
Care sunt valorile care te ghidează în viața personală și cea profesională? Ce principii de bază ai păstrat, indiferent de etapele prin care ai trecut?
În plan personal, cred foarte mult în echilibru și în corectitudine. Am învățat că echilibrul nu vine natural, ci se construiește în fiecare etapă a vieții, prin alegeri asumate și prin capacitatea de a înțelege când să continui și când să te oprești.
În plan profesional, seriozitatea și consecvența au fost întotdeauna esențiale pentru mine. Cred în lucrurile făcute bine și constant, nu doar atunci când contextul este favorabil. Tot ceea ce am construit a venit din disciplină, implicare și din capacitatea de a rămâne prezentă, alături de echipele pe care le-am construit, chiar și în perioadele dificile.
Ai crescut într-un sistem pe care, la un moment dat, ai ajuns să îl conduci. Cum se schimbă, în mod concret, perspectiva când treci de la execuție la decizie?
Se schimbă complet.
La început vezi doar responsabilitatea ta directă și rezultatul imediat al muncii tale. În momentul în care ajungi să coordonezi un sistem, începi să vezi tot ceea ce există în spatele lui: oamenii, ritmul, presiunea, procesele și echilibrul fragil care le ține împreună.
Am învățat foarte repede că fiecare decizie produce efecte mai departe. Nu influențează un rezultat punctual, ci oamenii din interior și modul în care acesta funcționează pe termen lung.
Responsabilitatea perspectivei este una dintre cele mai mari diferențe dintre a executa și a conduce. Ca lider, nu mai este suficient să rezolvi probleme. Trebuie să înțelegi direcția, să anticipezi și să păstrezi echilibrul chiar și atunci când contextul devine dificil.
Cum hotărăști atunci când știi că deciziile afectează direct viața de zi cu zi a oamenilor din echipă și a pacienților?
În momentul în care conștientizezi cu adevărat impactul unei decizii asupra oamenilor, nu mai poți privi lucrurile exclusiv tehnic.
După 15 de ani în interiorul sistemului medical privat încerc întotdeauna să înțeleg contextul complet, nu doar ceea ce se vede la suprafață. Sunt situații în care nu există o variantă perfectă și tocmai atunci contează cel mai mult felul în care alegi în beneficiul cui iei decizia.
Pentru mine este important să pot rămâne împăcată cu decizia luată. Să știu că a venit din responsabilitate și din dorința de a păstra un echilibru corect, nu doar din nevoia de a rezolva rapid o problemă.
Oamenii din echipe simt diferența dintre o decizie rece și una luată cu asumare și respect. Iar în timp, exact acest lucru construiește încredere.
Ce te-a surprins cel mai mult la rolul de management, odată ce ai ajuns acolo? Ce nu se vede din exterior din munca unui manager într-o clinică?
Faptul că responsabilitatea nu se oprește niciodată complet, nici când pleci acasă, nici în weekend și nici în concediu.
Chiar și atunci când lucrurile par stabile, există permanent ceva care trebuie urmărit, anticipat sau ajustat. Din exterior, managementul poate părea control și organizare. În realitate, este foarte mult despre echilibru și capacitatea de a rămâne lucid într-un ritm continuu.
Există și o presiune pe care oamenii nu o văd întotdeauna – aceea de a transmite stabilitate chiar și în momentele în care lucrurile sunt neclare. O echipă caută echilibru în liderul ei, iar asta presupune mult mai mult decât decizii administrative, înseamnă mai ales comunicare susținută.
Adevărata prezență se vede în felul în care reușești să păstrezi direcția și claritatea atunci când, în spate, totul este în mișcare.
Ai crescut o echipă de peste 200 de oameni în timp. Ce ai învățat despre oameni în acest proces? Ce face, din experiența ta, ca o echipă să rămână stabilă într-un mediu atât de dinamic?
Am învățat că oamenii nu rămân doar pentru un loc de muncă. Oamenii rămân pentru felul în care sunt tratați și pentru atmosfera în care lucrează zi de zi.
Contează enorm respectul, claritatea și sentimentul că munca lor are sens. În timp, am înțeles că nu există o formulă universală pentru oameni. Fiecare vine cu propriul ritm, propriile așteptări și propriul mod de a funcționa.
Dar există câteva lucruri care rămân constante: nevoia de stabilitate, de respect și de sinceritate.
Acești ani de management medical m-au învățat că o echipă nu se construiește din discursuri sau din promisiuni ci din consecvență și din felul în care gestionezi momentele dificile, nu doar perioadele în care totul merge bine.
Și poate cel mai important lucru pe care l-am învățat este că oamenii simt autenticitatea. Simt dacă ești prezent, dacă îți pasă și dacă îți asumi cu adevărat ceea ce construiești împreună cu ei.
Cum ți-ai construit pe parcurs stilul de leadership și ce îți este caracteristic astăzi, ca lider?
Stilul meu de leadership s-a format din experiență reală, nu din teorie. M-am format în situații concrete, uneori dificile, în momente în care a trebuit să găsesc soluții fără să am întotdeauna toate răspunsurile.
Astăzi, după 15 de ani, sunt directă, implicată și orientată spre soluții, dar în același timp foarte atentă la oameni și la dinamica echipei. Poți conduce eficient fără să controlezi permanent totul, însă nu poți conduce fără să fii conectat la realitatea din jurul tău.
Leadershipul în domeniul medical înseamnă claritate, asumare și capacitatea de a rămâne echilibrat atunci când contextul devine dificil.
Pentru tine managementul medical de calitate înseamnă să fii prezent și să înțelegi real ce se întâmplă în fiecare zi. Cum ar trebui să se traducă această prezență în deciziile pe care le ia un manager în sectorul medical?
Când spun prezență nu mă refer doar să fii prezent fizic în organizație, mă refer că se vede în capacitatea de a înțelege ce se întâmplă în realitate.
Pentru mine, prezența înseamnă să fii conectat la activitatea de zi cu zi, la oameni, la ritmul echipei și la detaliile care, de multe ori, fac diferența dintre un sistem care doar funcționează și unul care funcționează sănătos.
Nu cred în decizii luate exclusiv din teorie. Cred în decizii construite din observație, experiență și contact direct cu realitatea. Iar în timp, această consecvență creează stabilitate și încredere în interiorul unei organizații.
Având în vedere experiența ta, care sunt principalele probleme pe care le-ai observat în sistemul medical din România? În același timp, care sunt punctele lui forte?
Una dintre cele mai mari probleme este distanța, care apare în timp, între management și angajați, ba chiar mai mult între management și pacienți. Pe măsură ce organizațiile cresc, există riscul ca deciziile să fie luate tot mai departe de activitatea reală și tot mai aproape de indicatori, rapoarte sau percepții. Iar atunci apar blocajele, lipsa de claritate și dificultățile de funcționare.
În același timp, sistemul medical are o capacitate extraordinară de adaptare. Oamenii găsesc soluții chiar și în contexte dificile și reușesc să țină lucrurile funcționale sub presiune. Dacă această capacitate de adaptare ar fi susținută de mai multă coerență și de un management mai conectat la realitate, rezultatele ar putea fi mult mai stabile pe termen lung.
Spui că există o ruptură între management și realitatea din teren. De ce apare această distanță și de ce persistă, în opinia ta? Cum crezi că se poate limita?
Pentru că, odată cu creșterea unui sistem, există riscul că managementul se înconjoară de indicatori de business ceea ce face să se îndepărteze treptat de realitatea de zi cu zi și de interacțiunea cu cei pentru care s-a creat sistemul. Îți trebuie mult exercițiu de voință să rămâi conectat cu audiențele tale dar și cu oamenii cu care îți construiești businessul.
La început, deciziile sunt foarte conectate la activitatea reală, la oameni și la ceea ce se întâmplă concret în interiorul organizației. În timp însă, pe măsură ce structurile devin mai mari și mai complexe, apare tendința de a lucra mai mult din rapoarte, indicatori și percepții.
Problema este că cifrele nu surprind întotdeauna realitatea completă. Nu surprind tensiunile din echipă, ritmul din teren sau lucrurile mici care, în timp, ajung să influențeze funcționarea întregului sistem.
Această distanță nu apare brusc, ci foarte subtil, aproape fără să îți dai seama. Tocmai de aceea consider că un management sănătos, cu atât mai mult când vorbim de managementul unui sistem de sănătate cum este un spital sau o rețea de clinici, presupune prezență reală și contact constant cu oamenii și cu activitatea. Doar așa poți lua decizii care funcționează nu doar pe hârtie, ci și în realitate, care vor aduce cu adevărat schimbări și valoare în viața pacienților.
Ce îți dorești să înțeleagă oamenii despre munca din managementul medical, dar de obicei nu văd?
Că este mult mai mult decât coordonare și organizare.
Din exterior, managementul medical poate părea un rol administrativ, orientat spre procese și rezultate. În realitate, este un echilibru continuu între oameni, presiune, decizii și responsabilitate. În fiecare zi există situații care trebuie gestionate simultan, iar multe dintre ele nu sunt vizibile din afară. Este nevoie de claritate, de capacitatea de a lua decizii rapide, dar și de foarte multă prezență umană.
Se vorbește prea puțin despre partea nevăzută a acestui rol, despre presiunea de a menține stabilitatea, despre responsabilitatea pe care o ai față de oameni și despre faptul că, uneori, trebuie să găsești echilibru chiar și în contexte foarte dificile.
Mi-aș dori ca managementul medical să fie privit mai puțin ca o funcție și mai mult ca o responsabilitate profund umană. Acesta este și principalul motiv pentru care am construit Perfect Consulting, companie care se concentrează pe consultanță strategică în domeniul medical, de la înființare, până la strategie de management și scalare.
Ce te-a ajutat de-a lungul timpului, să rămâi conectată la ceea ce contează cu adevărat în munca ta?
Faptul că am încercat să nu mă pierd niciodată complet în ritm și în presiunea rezultatelor.
Au existat perioade foarte intense, în care totul se mișca rapid și în care era ușor să intri într-un mod automat de funcționare. Tocmai în acele momente am învățat cât de important este să faci, din când în când, un pas în lateral și să îți pui întrebări sincere despre direcția în care mergi.
M-au ajutat foarte mult atenția la detalii și contactul constant cu oamenii. De multe ori, lucrurile importante nu se văd în indicatori sau în rezultate spectaculoase, ci în schimbările mici, în atmosferă, în reacțiile oamenilor și în energia unei echipe.
Rămânând conectată, m-a ajutat foarte mult să nu uit niciodată de ce am început. Atunci când îți amintești motivul pentru care construiești ceva, îți este mult mai ușor să rămâi conectat la ceea ce contează cu adevărat.
Ce te motivează, dincolo de rezultate și obiective? Ce îți dorești să construiești diferit în perioada următoare?
Procesul de a construi.
Mă motivează ideea de a vedea cum un business crește în timp, capătă stabilitate și începe să funcționeze natural. Pentru mine, satisfacția nu vine doar din rezultat, ci din tot ceea ce există în spatele lui: etapele, ajustările, deciziile și evoluția continuă.
Cele mai valoroase lucruri nu se construiesc rapid și nici perfect de la început. Se construiesc în timp, prin consecvență și prin capacitatea de a merge mai departe chiar și atunci când lucrurile nu sunt simple.
Mă motivează și ideea că pot construi diferit, mai aproape de oameni, mai aproape de realitate și mai aproape de ceea ce cred că are sens pe termen lung.
Iar cea mai mare satisfacție apare atunci când ceea ce ai construit nu doar funcționează, ci creează stabilitate și pentru oamenii care fac parte din acel sistem.
Ce îmi doresc să construiesc diferit? Să construiesc într-un mod mai conștient și mai apropiat de ceea ce cred astăzi că are cu adevărat valoare.
După ani petrecuți în coordonarea unui sistem complex, simt că este momentul să transform toată această experiență într-un proiect construit în ritmul meu și în jurul principiilor în care cred. Mă concentrez pe zona de consultanță și organizare pentru clinici medicale, însă dintr-o perspectivă profund practică, construită din experiență directă, nu din teorie.
Îmi doresc să lucrez cu structuri care au nevoie de claritate, organizare și direcție coerentă pentru că multe dintre dificultățile din sistem apar atunci când lucrurile sunt gestionate reactiv și nu construite strategic de la început. Acolo simt că pot aduce cea mai mare valoare: în modul în care se construiesc procese sănătoase, echipe stabile și sisteme care funcționează natural, nu forțat.
Pentru mine, această etapă nu este doar o schimbare profesională. Este o alegere personală asumată despre felul în care vreau să construiesc mai departe.
În încheiere, ce ne poți spune despre tine, dincolo de partea profesională? Ce pasiuni ai și cum arată timpul tău liber?
Sunt un om care are nevoie să construiască și să simtă că evoluează. Nu mă regăsesc în stagnare sau în lucrurile făcute mecanic. Energia mea vine din proces, din dinamica proiectelor și din sentimentul că ceea ce construiesc are sens.
Partea personală și cea profesională nu sunt complet separate. Felul în care sunt ca om se reflectă inevitabil în modul în care conduc, construiesc și aleg să merg mai departe.
Și, dincolo de orice rol sau funcție, mă definesc cel mai bine prin capacitatea de a o lua de la capăt cu mai multă claritate decât înainte.
Ceai sau cafea?
Cafea. Face parte din ritmul meu zilnic și din energia cu care îmi încep diminețile. Este unul dintre puținele momente în care îmi dau voie să încetinesc puțin înainte ca ziua să intre în ritmul ei real.
Cartea de pe noptieră:
Îmi place să citesc lucruri care îmi oferă perspectivă și claritate. De exemplu, acum citesc Turn the Ship Around a lui David Marquet, însă, cel puțin de două ori pe an mă întorc cu plăcere la Dare to Lead de Brené Brown. În rest, trebuie să recunosc că zilnic, în ultimele luni citesc mai degrabă articole de analiză și ascult podcasturi, dat fiind că ritmul profesional mi-a lăsat tot mai puțin timp pentru lectură
Cel mai bun sfat primit vreodată:
Să fiu atentă în cine aleg să am încredere. Este un sfat simplu, dar care capătă tot mai multă greutate odată cu experiența și cu oamenii pe care îi întâlnești de-a lungul timpului.
Primul lucru pe care îl faci dimineața:
Liste de priorități. Nu îmi place să-mi încep ziua pe grabă. Am nevoie de câteva minute în care să îmi așez gândurile și prioritățile înainte să intru complet în ritmul zilei.
Artistul favorit:
Nu am un artist favorit. Gusturile mele diferă foarte mult în funcție de perioada în care mă aflu și de starea pe care o am. De fapt, în ultima vreme muzica am ales-o pentru a mă însoți în diverse momente ale zilei, în diverse activități.
–
Redactor:
