Sînziana Mureșan, HR Director Emerson Cluj: „O cultură a încrederii este fundamentul pe care se clădește succesul unei organizații”

Sînziana Mureșan, HR Director Emerson Cluj, are o carieră de peste două decenii în mediul corporate, unde a demonstrat o capacitate remarcabilă de a conduce echipe și de a implementa transformări semnificative, chiar și în contexte de incertitudine. 

A coordonat organizații mari, contribuind la stabilitatea și creșterea acestora, mai ales în perioade dificile. De-a lungul carierei, a fost implicată în dezvoltarea de noi departamente și în implementarea celor mai bune practici la nivel global, având experiență în diverse piețe internaționale. De asemenea, este un promotor activ al diversității și incluziunii, conducând inițiative dedicate acestora. Pregătirea ei academică include o diplomă de licență în studii europene, un masterat în cercetare de marketing și a absolvit un program de Executive MBA la Universitatea din Cambridge.

Despre importanța transparenței și a încrederii în cadrul unei organizații, ce rol au aceste valori și cum influențează întreaga echipă, dar și despre impactul HR-ului în această ecuație, ne împărtășește mai multe Sînziana.

 

De ce transparența contează: crearea unui cadru clar și informativ

 

Transparența în HR, dar nu numai, este esențială pentru a construi un mediu de lucru în care oamenii se simt informați și implicați. Atunci când compania comunică deschis viziunea, obiectivele și așteptările, oamenii pot înțelege cu claritate direcția în care se îndreaptă organizația și rolul lor în acest proces. Aceasta le permite să prioritizeze sarcinile corect și să se concentreze pe activitățile care aduc cea mai mare valoare.

Lipsa transparenței poate crea confuzie și incertitudine, ceea ce duce la scăderea performanței. Mintea noastră are nevoie de certitudini și de informații cât mai clare, și în lipsa lor, începem să ne imaginăm diverse scenarii, combinând doar frânturi de informații corecte, ceea ce dăunează atât organizației, echipei, cât și individului. În schimb, o comunicare deschisă și transparentă oferă un sentiment de siguranță și elimină incertitudinea. 

Mai mult, transparența în procesele decizionale și în stabilirea obiectivelor organizaționale le oferă echipelor o imagine clară a modului în care munca lor contribuie la succesul companiei. Această claritate cultivă un puternic sentiment de responsabilitate personală și colectivă, motivând oamenii să fie proactivi și implicați. Astfel, transparența îmbunătățește performanța individuală, și, în același timp, întărește coeziunea echipelor, ducând la crearea siguranței psihologice.

Fie că este vorba despre comunicare directă (față în față și online), comunicări prin e-mail și intranet, ori prin echipa noastră de lideri, ne adaptăm stilul în funcție de grupul țintă. Ținem seama de diversitatea echipei, de la generația Z la persoane experimentate, de la persoane care lucrează în producție la cele care lucrează în birouri, precum și de colegii noștri de alte naționalități. De asemenea, toate comunicările sunt în limba română și engleză.

În plus, folosim ecrane digitale în zonele de cantină, de birouri/ producție și lifturi pentru afișe, iar evenimentele cele mai importante sunt comunicate și prin afișe tipărite, respectiv pe intranetul nostru.

Comunicarea politicilor și a deciziilor luate la nivel de conducere este esențială, după cum spuneam anterior, pentru a menține transparența și încrederea în organizație, dar și pentru a contribui la transmiterea viziunii, a strategiei și a diverselor tactici care sunt folosite la un moment dat. 

În compania noastră, folosim o varietate de canale și metode pentru a ne asigura că fiecare angajat primește informațiile relevante într-un mod clar și accesibil.

Ne asigurăm că liderii de echipe comunică clar impactul fiecărei decizii asupra companiei și a echipei. Repetăm aceste informații cu o frecvență adecvată, în funcție de complexitatea și importanța lor. Astfel, ne asigurăm că mesajul este înțeles și asimilat.

De asemenea, încurajăm întotdeauna colegii și colegele să ceară clarificări atunci când au nelămuriri, fie de la managerii lor, fie de la echipa HR, pentru că dorim ca fiecare persoană să se simtă bine informată și sprijinită în procesul de adaptare la schimbări.

 

Cum transparența transformă candidații în ambasadori de brand

 

Atunci când toate etapele sunt comunicate clar și deschis, nu doar că încrederea crește, dar și reputația organizației este protejată. O lipsă de transparență poate alimenta percepții negative și poate afecta imaginea companiei pe termen lung, mai ales în cazul în care candidaților li se ascund informații importante.

Persoanele care candidează pot deveni ambasadori ai brandului – iar cei nemulțumiți sunt de obicei cei mai vocali. De aceea, ne asigurăm că fiecare etapă a procesului de recrutare este gestionată cu rigurozitate și corectitudine. Evaluăm obiectiv competențele și abilitățile tehnice, iar echipa de HR este întotdeauna implicată activ pentru a garanta transparența și echitatea.

Am investit, de asemenea, în pregătirea managerilor și a echipei de Talent Acquisition pentru a identifica și elimina prejudecățile inconștiente, asigurând un proces de selecție cât mai echitabil.

Un alt aspect cheie este oferirea de feedback constructiv în fiecare etapă. Chiar și atunci când un candidat nu avansează, comunicarea deschisă a motivelor și sugestiile pentru îmbunătățire lasă o impresie pozitivă și contribuie astfel la consolidarea imaginii companiei.

Un proces transparent arată clar că deciziile de selecție sunt obiective, echitabile și bazate pe merit, eliminând orice suspiciune de favoritism sau nedreptate. Astfel, creăm o relație de încredere cu toți candidații, fie că devin angajați sau nu.

 

Esențiale în transparență: publicul țintă și mesajele relevante

 

E nevoie ca echilibrul dintre confidențialitate și transparență să fie gestionat cu o planificare riguroasă și o strategie de comunicare bine pusă la punct. Este esențial să se evalueze riscurile și să se realizeze un plan care să includă frecvența comunicării, canalele potrivite, publicul țintă și principalii stakeholderi. De asemenea, este foarte important să fie clar de unde vine mesajul și care sunt informațiile relevante care trebuie transmise. 

Empatia joacă un rol fundamental în acest proces. Recomand să ne punem întrebări precum: „Ce este esențial pentru angajați?”, „Ce informații așteaptă?”, „Cum îi va afecta o anumită decizie?”, „Asupra cui va fi impactul cel mai mare?”. Această abordare ne ajută să fim sensibili la nevoile oamenilor și să construim relații bazate pe încredere, chiar și în situații dificile.

 

Transparența, de la echipe la conducere

 

Transparența este gestionată diferit la nivelul echipelor față de nivelul conducerii, însă esența sa rămâne aceeași: construirea încrederii și crearea unui mediu de lucru deschis și colaborativ. 

La nivelul echipelor, transparența se traduce prin comunicare și colaborare constantă. Atunci când liderii echipelor adoptă o abordare deschisă, comunicând clar obiectivele, provocările și așteptările, angajații se simt în siguranță și motivați să își îndrepte eforturile în direcția corectă. Este esențial să le oferim contextul necesar pentru a înțelege semnificația contribuțiilor lor. Prin promovarea transparenței la acest nivel, nu doar că întărim relațiile interumane, dar stimulăm și performanța echipei.

La nivelul conducerii, transparența devine o dimensiune strategică, axându-se pe comunicarea clară a viziunii, strategiilor și deciziilor majore care influențează întreaga organizație. Liderii au responsabilitatea de a fi deschiși cu privire la direcția companiei și de a explica motivele care stau la baza deciziilor importante. Această deschidere ajută la alinierea angajaților cu obiectivele organizaționale și totodată consolidează încrederea în echipa de management.

 

Efectul domino – cum lipsa transparenței afectează toată organizația

 

Lipsa transparenței în organizații generează riscuri semnificative care afectează nu doar performanța, ci și bunăstarea. 

Printre aceste riscuri se numără pierderea încrederii în echipa de management, deoarece oamenii pot începe să se îndoiască de intențiile și competențele liderilor. De asemenea, lipsa implicării devine o problemă reală, deoarece simt că nu sunt parte integrantă a organizației, ceea ce duce la scăderea motivației. Acest lucru poate provoca la rândul său dificultăți legate de loialitate, ceea ce afectează stabilitatea echipelor și crește costurile de recrutare. 

Lipsa transparenței poate, de asemenea, să dăuneze reputației companiei, prin diminuarea atractivității brandului în ochii angajaților actuali și potențiali. În plus, neclaritatea în comunicare poate conduce la o performanță scăzută, deoarece obiectivele și așteptările devin confuze. Nu în ultimul rând, un climat de neîncredere și incertitudine poate afecta sănătatea mintală, prin stres și anxietate.

Ca să eliminăm aceste riscuri, este nevoie să implementăm o comunicare eficientă și constantă, prin canale deschise precum sondajele de opinie sau discuțiile individuale sau în echipă. Astfel, oamenii sunt încurajați să își exprime opiniile și preocupările și să ofere feedback sincer și constructiv. Totodată, rolul liderilor este să modeleze comportamentele dorite și să fie disponibili pentru a asculta și a răspunde nevoilor angajaților. 

 

Cultura încrederii, fundamentul succesului organizației

 

Atunci când oamenii nu simt că pot avea încredere în organizație, motivația lor scade, iar implicarea în activitățile de zi cu zi devine dificilă. Această lipsă de încredere poate duce la o concentrare mai mare asupra căutării unor oportunități externe decât asupra contribuției la succesul organizației. În contrast, o cultură bazată pe încredere încurajează oamenii să se simtă apreciați și să fie dedicați, ceea ce se traduce prin performanțe superioare și o colaborare mai eficientă.

O cultură a încrederii este fundamentul pe care se clădește succesul unei organizații, iar lipsa acesteia poate submina tot ceea ce încercăm să construim.

Atunci când oamenii nu simt că pot avea încredere în organizație, se reduce semnificativ motivația lor. Această lipsă de încredere afectează sentimentul de apartenență, iar când ei nu percep că fac parte dintr-un scop mai amplu, devin mai puțin dispuși să se implice activ în succesul companiei.

Apoi, nesiguranța generată de o atmosferă lipsită de încredere contribuie la creșterea anxietății și stresului. Oamenii încep să se îndoiască de stabilitatea locului lor de muncă, de deciziile liderilor și chiar de echipele lor. În loc să își concentreze energia asupra inovației și soluționării problemelor, ei devin mai preocupați de supraviețuire și de protejarea propriei poziții.

În plus, lipsa de încredere are un impact semnificativ asupra relațiilor interumane. Atunci când nu există încredere în cadrul echipelor sau în relație cu conducerea, apar conflicte și bariere în comunicare. Aceasta duce la o rezistență mai mare la schimbare și complică implementarea inițiativelor organizaționale, întrucât oamenii pot să pună la îndoială intențiile și deciziile liderilor.

 

Dincolo de politici: HR-ul ca agent al transformării

 

Prin promovarea unei culturi a deschiderii și a transparenței, echipele de HR pot să creeze un mediu în care oamenii se simt confortabil să își exprime opiniile și să contribuie activ la succesul organizației. O comunicare deschisă și regulată este fundamentul încrederii. Prin actualizări frecvente despre obiectivele organizației, inițiativele curente și eventualele provocări, oamenii se simt informați și implicați.

Rolul echipei de HR este și să asculte cu atenție sugestiile angajaților. Implementarea unor canale de comunicare bidirecționale, precum sondajele și întâlnirile de feedback, ajută la crearea unui sentiment de apartenență și de respect reciproc.

Un mediu de lucru în care oamenii se simt în siguranță să își exprime ideile și temerile fără teama de repercusiuni este esențial. Echipa de HR poate promova această siguranță prin formarea liderilor și prin stabilirea unor politici care să încurajeze comunicarea deschisă.

Atunci când echipa de HR oferă feedback pozitiv ori constructiv atât către manageri, cât și către angajați, așteptările devin mai clare, iar relațiile interumane, mai puternice.  

Prin celebrarea realizărilor angajaților prin intermediul programelor de recunoaștere și recompense, departamentul de HR evidențiază importanța contribuțiilor atât individuale, cât și colective.

Aceste practici nu doar că întăresc încrederea în organizație, ci și facilitează dezvoltarea unei echipe motivate și inovatoare, capabile să facă față provocărilor viitoare.

 

Redactor: Mara Lazăr

 

Materialul face parte din ediția print The Woman 2024-2025 – TRUST & TRANSPARENCY. Aceasta poate fi achiziționată de aici.