Titulatura oficială a Anei Nicolescu este change strategist și communication strategist, dar ea este și o susținătoare determinată a antreprenoriatului și soloprenoriatului. În activitatea sa de zi cu zi, în calitate de business coach, susține antreprenorii și freelancerii hotărâți și determinați să obțină claritate printr-un plan de business și strategie de comunicare cu sens și scop și să își depășească blocajele emoționale care îi opresc să pună în practică viziunea afacerii lor.
Conform discuției pe care am purtat-o cu Ana despre gestionarea corectă a timpului, aceste blocaje emoționale se pot transforma în impedimente precum procrastinarea, care ne pune piedici atunci când vine vorba despre capacitatea noastră de gestionare eficientă a timpului.
„Când procrastinezi, fugi de părțile din tine pe care nu vrei să le vezi și să ți le asumi.”
E esențial, însă, să avem grijă să nu confundăm pauzele de reîncărcare pe care le luăm – și care ne fac bine – cu procrastinarea. „Dacă suntem conștienți că pauzele sunt absolut necesare, nu ne simțim vinovați. Dimpotrivă, le planificăm pe lista de to do. Vinovăția apare din alte considerente specifice procrastinării”, ne-a mărturisit Ana.
Despre îmbunătățirea relației noastre cu eficientizarea modului în care ne petrecem timpul în viața de zi cu zi, ce înseamnă productivitatea și dacă există situații în care procrastinarea poate fi, de fapt, bună, Ana ne-a povestit mai multe în acest interviu.
De multe ori, când avem o listă interminabilă de lucruri de făcut, avem sentimentul că nu ne-ajung cele 24 de ore pe care le avem într-o zi. Cum putem să descifrăm și să-nțelegem acest sentiment, pentru a-i reduce din intensitate?
Da, așa e, par multe de făcut, iar timpul parcă se comprimă. Sunt câteva aspecte aici de care putem să ținem cont:
– Lista interminabilă. Ce stă la sursa ei? Lipsa de prioritizare? Poate. Sau faptul că vrem să facem multe ca să demonstrăm ceva. Sau poate că ne asumăm prea multe pentru că nu putem să spunem nu. Dacă am spune nu, probabil că ne gândim că nu suntem suficient de buni. Dar asta e doar o poveste, nu este adevărul. Și așa ajungem la punctul b.
– Poveștile pe care ni le spunem despre eficiență, carieră, antreprenoriat, prioritizare. Despre fiecare dintre ele avem câte o poveste pe care fie am decis-o într-un anumit moment al vieții în urma unei experiențe, fie am preluat-o sub formă de preconcepție sau de superstiție. Eficiență înseamnă să fac totul bine într-un timp scurt, am putea să ne spunem. Dacă noi credem asta, atunci o să ajungem la un moment dat în burnout. Ca să am o carieră de succes, trebuie să muncesc dublu. Tot poveste. Mai eficient este să muncești smart. Ca să am bani mulți trebuie să muncesc zi și noapte, așa mi-a zis mie mama sau așa am văzut la tata. Atâta timp cât punem câte o poveste peste acțiunea pe care o avem de făcut, vom acționa ca și când povestea ar fi adevărată. Iar asta nu ne va duce mereu pe drumul cel bun.
– La un anumit nivel de integritate, putem să influențăm timpul prin ceea ce declarăm. Știu că pare spiritual, metafizic sau pentru unii vrăjitoresc. Am învățat și am practicat asta la cursurile ontologice și la cele de feminitate. Dar știi ce înseamnă abracadabra? I create as I speak. Deci ce spun se poate materializa. Dacă eu declar constat și cu convingere că nu-mi ajunge timpul, Universul va crea asta pentru mine. Dacă spun timpul se dilată în favoarea mea și am timp pentru tot ce mi-am propus și este aliniat cu binele meu cel mai înalt, prin har divin, atunci asta o să se întâmple.
– Noțiunile de time management sunt de aur. Dacă nu le avem și nu le practicăm, zilele noastre se pot transforma în haos.
– Rutina. Sau mai bine zis rutinele. Cum ne începem dimineața influențează restul zilei. Dimineața e influențată de ora de culcare. Dacă mă culc la ora 10 seara, pot să mă trezesc la ora 5 dimineața și să fac un exercițiu de respirație, meditație, incantație/rugăciune, sport, duș rece, să beau apă cu lămâie sau un suc verde și să încep astfel ziua cu un tonus bun, cu mintea oxigenată și corpul hidratat. O altă rutină: să citesc zilnic 30 de minute. Să aloc fiecărui copil zilnic 15 minute de timp special. Să încheiem ziua cu un exercițiu de recunoștință.
Ce înseamnă productivitatea? Dar disciplina de sine – și cum se corelează ea cu productivitatea?
Să fii productiv, din perspectiva mea, înseamnă să produci rezultate bune pentru clienții tăi, într-un timp stabilit dinainte, adică să te încadrezi în deadline și, foarte important, să nu fii epuizat la final. Să alegi metodele perfecte pentru tine, clienții tăi și echipa ta, prin care să produci rezultatele pe care ți le-ai propus.
Aș face o mențiune aici. Eu fac diferența dintre să fiu productivă, adică să fac banii pe care mi-am propus în planul de business și să fiu productivă prin metode perfecte și har divin astfel încât să impactez viețile oamenilor care ajung la mine și au nevoie de ce mi-e dat să le transmit.
Din această perspectivă, pentru mine disciplina de sine este să fiu mereu prezentă și atentă la orice om cu care mă intersectez și să văd cum pot să-l susțin să-și atingă autenticitatea și măreția. Fie că e o mamă în parc care mă întreabă ceva, fie că e o bătrână care cerșește, fie că e un antreprenor care vine la mine la curs sau la sesiunile de coaching pentru comunicare de business.
Așadar, pentru mine, disciplina asta este despre:
– Exersare continuă să las ego-ul la o parte și să fiu aliniată cu misiunea mea.
– Să îi ascult pe oameni din spațiul sacru al inimii mele astfel încât să văd dincolo de comportamente și de cuvinte.
– Să îi ascult astfel încât să se simtă auziți cum nu s-au mai simțit niciodată.
– Să se simtă auziți, văzuți, respectați, astfel încât să se simtă în siguranță ca eu să îi ghidez.
– Bine, înainte de toate ar fi trebuit să încep cu lucrul zilnic cu mine astfel încât să pot să fac tot ce am spus mai sus.
– Să am o dietă bună, un somn odihnitor ca să pot să fiu prezentă și ancorată alături de oamenii care vin spre mine.
– La finalul zilei, în rugăciunea mea, în conversația mea cu Dumnezeu, să ne uităm la câte vieți am impactat împreună în mod pozitiv și câți oameni s-au simțit, în prezența mea în siguranță să fie fără nicio mască și să se simtă confortabil cu asta.
Când le fac pe toate astea, productivitatea e o consecință firească.
Cum ne putem antrena disciplina de sine în viața de zi cu zi pentru a ne crește gradul de productivitate în activitățile pe care le întreprindem?
Prin autocunoaștere și creștere personală, în primul rând. E important să muncim aici constant și continuu pentru că suntem într-un proces permanent de descoperire. Din ce am experimentat până acum în ultimii 12 ani, e neverending story pentru că vom merge din ce în ce mai profund în descoperirile pe care le facem despre noi.
Apoi, prin acceptarea măștilor pe care le-am purtat și renunțarea la ele. Urmează un proces destul de greu: conștinetizarea că prin purtarea măștilor am făcut mai mult rău. Să vedem apoi impactul, să ne iertăm și să decidem altceva pentru viața noastră.
„Să știi că pierdem mult timp potrivindu-ne măștile zi de zi.”
E posibil să nu fim productivi tocmai pentru că nu suntem autentici și integrii și automat creăm sisteme de lucru lipsite de integritate și rezultate la fel.
Managementul timpului este procesul de organizare și planificare a modului de împărțire a timpului între diferite activități. Ce înseamnă o „planificare eficientă” a timpului nostru? Care sunt câteva principii de bază pe care ar trebui să le avem în vedere pentru a reuși să ne planificăm timpul eficient?
Ar însemna să mă îmi fac un plan prin care să fac toate sarcinile în timp util. Răspunde cât poți de sincer la următoarele întrebări:
– Ce e cel mai important pentru tine în acest moment?
– Ce faci zilnic ca să împlinești ce este cu adevărat important?
– Ești proactivă când vine vorba de visul tău sau aștepți să vină ajutor și să facă alții în locul tău? Cât de des dai vina pe alții în loc să-ți asumi?
– Cât timp acorzi zilnic visului tău?
– Cum incluzi și celelalte aspecte ale vieții tale în acest vis. Să zicem că vrei să deschizi o afacere. Muncești zilnic la asta, să zicem, 5 ore. Urmezi un curs de antreprenoriat, implementezi și începi să ai rezultate. Ești tentată să acorzi din ce în ce mai mult timp business-ului că uite, merge, dar uneori creezi un dezechilibru între viața de familie și cea profesională. Cum nu te pierzi în visul tău? Cum nu uiți de familie împlinindu-ți visul?
Vezi, toate au de-a face cu atucunoașterea și autenticitatea.
Ce tehnici și strategii ai recomanda pentru o mai bună organizare a timpului fiecăruia dintre noi?
– Împarte sarcinile în importante și urgente, importante dar neurgente, neimportante și neurgente.
– Fă o singură sarcină odată. Renunță la multitasking. E un mit. Nu începe altă sarcină până nu ai terminat-o pe precedenta.
– Închide orice formă de distragere: notificări, social media etc.
– Începe ziua de muncă cu lucrul la cel mai important proiect.
– Continuă cu ceva ce ți-e incomod: o conversație pe care o tot amâni, un email de care tot fugi, o monitorizare plictisitoare. O să vezi sentimentul de triumf pe care îl ai după.
– Alocă apoi 60-90 de minute sau măcar 30 de minute unui proiect important pe termen lung. Eu de exemplu, includ aici scrisul la cărțile mele.
– Deleagă ce poți să delegi. Iar aici ține și de autocunoaștere, nu doar de bani. Multora ne e foarte greu să lăsăm controlul. Așa-i?
– Automatizează și integrează: Mailchimp, Active Campaign, Calendly, ChatGPT, mini CRM, softuri de HR etc., în funcție de domeniul tău de activitate.
– Învață zilnic ceva nou, nu te plafona. Rămâi prezentă la schimbările pieței ca serviciile și produsele tale să evolueze odată cu noile cerințe. Alocă zilnic timp pentru asta.
– Respiră, fă pauze, fă stretching, hidratează-te.
– La final de zi premiază-te, sărbătorește orice progres, oricât de mic. Progresul se pare că e cea mai înaltă formă de motivare.
În ciuda tuturor tehnicilor, strategiilor și uneltelor pe care le avem la îndemână în viața de zi cu zi pentru a ne crește eficiența, uneori procrastinăm. Ce este procrastinarea și este ea, întotdeauna, o problemă? Cum arată un exemplu de situație în care procrastinarea ar putea să nu reprezinte o problemă?
„Din punctul meu de vedere, procrastinăm pentru că fugim de ceva. Punct.”
Tu de ce fugi?
Poate că fugi de impactul nedorit pe care l-ai avut în viețile altora și nu ești gata să îl conștientizezi și să revii în integritate. Iar oamenii cu care ar trebui să te vezi ca să le vinzi produsul tău sau să le prezinți oferta, îți oglindesc fix această lipsă de asumare și de integritate. Iar asta e greu de dus dacă nu ai alături de tine un coach, un ghid, un terapeut, un program.
Când procrastinarea nu ar fi o problemă? Când ceea ce ne propusesem nu ar fi fost aliniat cu binele nostru cel mai înalt, al nostru și al celor din jur, când ar fi adus suferință și durere.
Sau când am fi pus acel proiect mai presus de sănătatea noastră ori a familiei noastre.
Când procrastinarea devine mai degrabă un obicei decât o stare excepțională, aceasta se transformă într-o reală problemă. Ce dialog interior ar fi productiv să avem cu noi înșine în asemenea momente?
– Ce emoție îmi produce gândul de a lucra la acest proiect?
– Ce îmi spun despre această emoție?
– Când am mai simțit-o?Unde o simt?
– Ce nu vreau să văd despre mine și dacă fac acest proiect/task o să văd pe deplin?
– Ce nu vreau să știe ceilalți implicați în proiect despre mine și dacă lucrez cu ei cred eu că o să se prindă?
– Ce câștig pentru mine dacă amân?
– Care este costul?
– Care este impactul asupra mea?
– Care este impactul asupra celorlalți?
– Ce decid?
Ce surse de distragere pot apărea în jurul nostru, astfel încât să ne influențeze în mod direct eficiența în sarcinile pe care încercăm să le îndeplinim?
Pare că trăim într-o lume a distragerilor: social media, notificări, apeluri de la prieteni în timpul programului de lucru, întreruperi cu copiii dacă suntem mame și lucrăm de acasă, sună cineva, vine un curier, o pană de curent, un picamer la colțul blocului că s-a spart țeava de apă caldă, nu mai merge aerul condiționat sau espressor-ul, un coleg cu o nouă bârfă, o știre de ultimă oră, reminder-ul că nu am băut un pahar cu apă la 30 de minute, un email că a for trimisă comanda, o bomboană rămasă pe birou de la aniversarea de ieri. Și aș putea să continui până mâine.
Ca să le minimizăm, pe cât posibil, ar trebui să închidem orice notificare, orice alt tab care nu are legătură cu proiectul, să îi anunțăm pe cei din jur că nu vom fi disponibili 60 de minute, să ne asigurăm că avem baterie suficientă la laptop și tot ce ne trebuie pe birou.
Când lucrez de acasă, fac toate cele de mai sus și îmi pun și căști cu muzică de concentrare ca să nu fiu deranjată de joaca copiilor.
Atunci când apar timpi morți între activitățile pe care le facem pe parcursul unei zile în viața noastră de zi cu zi, cum putem să maximizăm eficiența cu care-i folosim?
Pe mine mă ajută un exercițiu de respirație, un ceai proaspăt, o plimbare în aer liber, stretching, să citesc o revistă bună de jurnalism pur sau să ascult un audiobook, ori un podcast. Uneori mi se întâmplă să ațipesc. Iar o siestă e binevenită ca să previn epuizarea. Este un must să includem și momente de relaxare și de încărcare, să ne scoatem din priză la anumite intervale. Altfel intrăm în burnout și nu mai suntem eficienți.
Cât timp ai recomanda să alocăm relaxării și reîncărcării prin activități special destinate în acest sens în fiecare zi?
Aici depinde de fiecare și de cât de rapid se încarcă. Dacă aloci 5 minute libere la fiecare 90, ești pe drumul cel bun. Apoi începi să personalizezi în funcție de stilul tău, de ce și cum îți permite mediul de lucru.
_
Editor: Carina-Marisa Cichi
Credit foto: Magdalena Aldea, Andrei Ivan, Ioana Dodan